档案著录规则是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行描述以形成条目的技术规定。

档案著录标准化是实现档案管理现代化的一项基础工作。为建立健全我国统一的档案检索体系，广泛开展档案的报道与交流，深入开发档案信息资源，充分发挥档案在我国社会主义建设事业中的作用而制定本标准。

1范围

本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。

本标准适用于各类档案的著录。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。

本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。

2引用标准

下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

GB3792.1-1983文献著录总则

GB7156-1987文献保密等级代码

GB9704-1988国家机关公文格式

GB/T15418-1994档案分类标引规则

GB/T3860-1995文献叙词标引规则

DA/T1-1992档案工作基本术语

DA/T19-1999档案主题标引规则

3定义

本标准采用下列定义

3?1著录?在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。〔DA/T1中5〕

3?2著录项目

揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。

3?3条目

又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。

3?4著录格式

著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。

3?5档案目录

按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。?

4著录项目

档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。?

4?1题名与责任说明项?

4?1?1正题名?

4?1?2并列题名*?

4?1?3副题名及说明题名文字*?

4?1?4文件编号*?

4?1?5责任者?

4?1?6附件*?

4?2稿本与文种项?

4?2?1稿本*

4?2?2文种*

4?3密级与保管期限项?

4?3?1密级*?

4?3?2保管期限*?

4?4时间项?

4?5载体形态项?

4?5?1载体类型*?

4?5?2数量及单位*?

4?5?3规格*?

4?6附注与提要项?

4?6?1附注*?

4?6?2提要*?

4?7排检与编号项?

4?7?1分类号?

4?7?2档案馆代号*?

4?7?3档号?

4?7?4电子文档号?

4?7?5缩微号?

4?7?6主题词或关键词?

4?84?1-4?7中有“*”号者为选择著录项目或单元(小项)。

5著录用标识符

5?1为识别各著录项目、单元(小项)及其内容，添加如下规定的标识符。

??置于下列各著录项目之前：

稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。

＝置于并列题名之前。

：置于下列各著录单元之前：

副题名及说明题名文字、文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。

／置于第一个责任者之前。

；置于多个文件编号之间、多个责任者之间。

，用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间。

＋置于每一个附件之前。

〔〕置于下列著录内容的两端：

自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。

()置于下列著录内容的两端：

责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者国别及姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。

？用于不能确定的著录内容，一般与“〔〕”号配合使用。

?用于下列著录内容之间：

日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。

…用于节略内容。

□用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”号。

5?2著录用标识符使用说明

5?2?1除“题名与责任说明项、排检与编号项”外，各项目连续著录时，其前均冠“?”。如遇回行，不可省略该标识符。但各项目另起段落著录时则可省略该标识符。

5?2?2“??”符占两格，在回行时不应拆开；“；”和“，”各占一格，前后均不再空格。

5?2?3如某个项目缺少第一个单元(小项)时，应将现位于首位的单元原规定的标识符改为“??”。

5?2?4凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需重复。?

5?2?5不著录的项目或单元，其标识符应连同该项目或单元一并省略。

6著录条目格式

6?1段落符号式条目格式?

分类号档案馆代号?

档号电子文档号缩微号?

正题名＝并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号／责任者+附件??稿本：文种??密级：保管期限??时间??载体类型：数量及单位：规格??附注

提要

主题词或关键词

段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、二行，电子文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项，密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项，回行时，齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。

6?2表格式条目格式

实际工作需要使用表格式条目时，其著录项目应与6?1相同，其排列顺序可参照6?1。

6?3无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷，均

6?1或6?2格式依次著录。

6?4著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为12.5CM×7.5CM，著录时卡片四周均应留1CM空隙，如卡片正面著录不完，可接背面连续著录。?

7著录用文字

7?1著录用文字必须规范化。

7?2汉字应使用规范化的简化汉字。外文与少数民族文字应依照其文字规则书写。

7?3文件编号项、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字应使用阿拉伯数字。

7?4图形及符号应照录，无法照录的可改为其它形式的相应内容，并加“〔〕”号。

8著录信息源

8?1著录信息来源于被著录的档案。

8?2单份或一组文件著录时主要依据文头、文尾。

8?3一个或一组案卷著录时主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。

8?4被著录档案本身信息不足时，参考其它有关的档案资料。

9著录项目细则

9?1题名与责任说明项

9?1?1题名

题名，又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。

9?1?1?1正题名

a)正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。正题名照原文著录。

b)单份文件没有题名，依据其内容拟写题名，并加“〔〕”号。示例见附录AA.1。

c)单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“〔〕”号。

例：通知〔共青团中央关于纪念一?二九的通知〕

示例又见附录AA.9。

d)单份文件的题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”号表示。

e)案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时，一般应重新拟写，将原题名修改好后再著录。

9?1?1?2并列题名

并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，必要时并列题名与正题名一并著录，并列题名前加“＝”号。示例见附录AA.14。

9?1?1?3副题名及说明题名文字

副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录，正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。

说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。必要时说明题名文字照原文著录。

副题名及说明题名文字前加“：”号。

例：国家机关公文格式：中华人民共和国国家标准?

示例又见附录AA.5、A.6、A.16、A.17。?

9?1?2文件编号?

9?1?2?1文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。?

9?1?2?2文件编号除年度用“〔〕”号外，其余照原文字符号抄录，其前加“：”号。?

例1：：中发〔1980〕16号?

例2：：GB/T13968-92?

9?1?2?3联合发文或档案上有多个文件编号时，一般只著录一个文件编号，但立档单位的文件编号必须著录。若著录多个文件编号，中间用“；”号隔开。

9?1?2?4档案室一般应著录文件编号。

9?1?3责任说明

责任说明著录责任者，必要时著录职责或身份(职务、职称等)。

责任者，也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。

9?1?3?1责任者只有一个时，照原文著录，其前加“／”号。

9?1?3?2责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录。被省略的责任者用“〔等〕”表示。第一个责任者之前加“／”号，责任者之间以“；”号相隔。多个责任者具有同一职责或身份又必须著录时，可将职责或身份置于最末一个责任者后的“()”号中，责任者之间以“，”号相隔。同一责任者有多个职责或身份又必须著录时，可将多个职责或身份置于责任者后的“()”中，职责或身份之间以“，”相隔。

例1：／国家计委；国家科委；国家档案局

例2：／徐昌霖(编剧，导演)；舒适，项上官云珠，(主演)；陈歌辛(作曲)

9?1?3?3机关团体责任者

a)机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。

例1：／中国共产党中央委员会

／中共中央

例2：／中华人民共和国外交部

／外交部

例3：／中华人民共和国科学技术部

／科技部

例4：／河北省人民政治协商会议

／河北省政协

以上不应简称为“中央”、“本部”、“科委”、“省政协”。

b)历代政权机关团体责任者，著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加“()”号。

例1：／(清)内阁

例2：／(民国)外交部

9?1?3?4个人责任者

a)个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称或其它职责，并加“()”号。

例：／陈毅(外交部长)

b)文件所署个人责任者有多种职务时，只著录与形成文件相应的职务。

例：／毛泽东(中共中央主席)

／毛泽东(国家主席)

／毛泽东(中央军委主席)

c)清代及其以前的个人责任者应冠以朝代名称，并加“()”号。

例：／(清)李鸿章

d)少数民族个人责任者称谓各民族有差异，著录时，应依照该民族的署名习惯著录。

e)外国责任者，姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称，其后著录统一的中文姓氏译名。必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加“()”号。

例1：(苏)斯大林(CTA[HT6]Ъыин,и.[HT5]B.)

例2：(美)爱因斯坦(Einstein,A.)

9?1?3?5文件所署责任者为别名、笔名时，均照原文著录，但应将其真实名称附后，并加“()”号。

例1：／白芳渠(中共中央北方局)

例2：／茅盾(沈雁冰)

9?1?3?6未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并加“〔〕”号；考证无结果时，以三个“□”代之。

9?1?3?7文件责任者不完整时，应照原文著录，将考证出的完整责任者附后，并加“〔〕”号。

例：／周〔周恩来〕

9?1?3?8文件责任者有误，仍照原文著录，但应考证出真实责任者附后，并加“〔〕”号。

例：／王国央〔王国英〕

9?1?3?9考证出的责任者根据不足，在其后加“?”，一并著录于“〔〕”号内。

例：／〔张治中?〕

9?1?4附件

a)附件是指文件正文后的附加材料，只著录附件题名，其前冠“+”号。?

b)文件正文后有多个附件时，应逐一著录各附件题名，各附件题名前均冠以“+”号。如附件题名过长，也可简略，其节略内容用“…”号表示，自拟附件题名加“〔〕”号。示例见附录A A.3、A.10。?

c)若附件题名具有独立检索意义时，亦可另行著录条目，但应在附注项中加以说明。示例见附录A A.11。?

9?2稿本与文种项?

9?2?1稿本?

稿本是指档案文件的文稿、文本和版本。稿本项依实际情况著录为草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本等，其前加“??”号。?

9?2?2文种?

文种是指文件种类的名称。文种项依实际情况著录为命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等，其前加“：”号。?

9?3密级与保管期限项?

9?3?1密级?

密级是指文件保密程度的等级。?

9?3?1?1密级按GB7156-1987第4章〓文献保管等级代码表划分为六个级别，名称与代码

如下：??

9?3?1?2密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。密级前加“??”号。?

9?3?2保管期限?

保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期三种。?

保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录，其前加“：”号，若已更改的，应著录新的保管期限。?

9?4时间项?

时间项视不同著录对象，分为文件形成时间、卷内文件起止时间等，其前均加“??”号。?

9?4?1文件形成时间?

一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研试验报告、学术论文为发表时间，工程施工图、产品加工图为设计时间，竣工图为绘制时间，原始试验记录、测定检验数据为记录时间等。

9?4?2时间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1-4位数表示年，第5-6位数表示月，第7-8位数表示日。?

例1：??19810824

例2：??19891201?

9?4?3历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日，应照原文著录，同时将换算好的公元纪年附后，并加“()”号。?

例：??清乾隆10年9月26日(17451021)?

9?4?4没有形成时间的文件，应根据其内容、形式特征等考证出形成时间后著录，并加“〔〕”号。?

例：??〔19520110〕?

9?4?5文件时间不完整或部分时间字迹不清时，仍著录原时间，原时间中缺少或字迹不清部分以“□”补之，再将考证出的时间附后，并加“〔〕”拧?lt;o:p>

例1：??1945□□□□〔19450815〕?

例2：??□□□□1209〔19691209〕?

例3：??19□□□204〔193□1204〕?

9?4?6文件时间记载有误或有疑义时，仍照原文著录，再将考证出的时间附后，并加“〔〕”号。?

例：??19500105〔19510105〕?

9?4?7文件形成时间考证不出时，著录为“??□□□□□□□□”，亦可著录文件上的收文时间、审核时间、印发时间等其它时间，但应在附注项中说明。

9?4?8若考证出的时间根据不足时，在其后加“?”号，一并著录于“〔〕”号内。示例见附录AA.3。

9?4?9文件起止日期

以一组文件、一卷、一组案卷为对象著录一个条目时，著录其中最早和最迟形成的文件的时间，其间用“-”号连接。起止时间的表示，无论是本年度或跨年度，著录时均不能省略年度。

例：??19890107-19891015

9?5载体形态项

载体形态项著录档案的载体类型标识及档案载体的物质形态特征。

9?5?1载体类型

档案的载体类型分为甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸张为载体的档案一般不予著录，其他载体类型据实著录，其前加“??”号。

9?5?2载体形态

9?5?2?1数量及单位

数量为阿拉伯数字，单位用档案物质形态的统计单位，如“页”、“卷”、“册”、“张”、“片”、“盒”、“米”等。著录时其前加“：”号。?

例1：??15页?

例2：??唱片：3张?

9?5?2?2规格?

规格指档案载体的尺寸及型号等，著录时其前加“：”号。?

例1：??缩微平片：2张：105mm×148mm?

例2：??录像磁带：5盒：3/4英寸?

例3：??磁盘：4片：3.5英寸?

9?6附注与提要项?

9?6?1附注项?

附注项著录档案中需要解释和补充的事项。附注项的内容依各项目的顺序著录，项目以外需解释和补充的列在其后。?

每一条附注均以“??”号分隔。如每一条附注都分段著录时，可省略该标识符。各项附注中使用的标识符可与9.1-9.5相一致。?

9?6?1?1各著录项目中需要注明的事项?

a) 题名附注：注明同一文件的不同题名或其他称谓。?

例：??题名又称“工业三十条”?

不同题名的示例又见附录AA.5。?

b) 责任者附注：注明考证出责任者的依据和责任者项未著录责任者的数目或名称。?

例：??责任者据笔迹考证?

示例又见附录AA.14、A.16。?

c) 时间附注：注明考证出时间的依据。若著录为非文件形成时间时，应注明为何种时间。

例：??时间为收文时间?

示例又见附录AA.4、A.13?

d) 载体形态附注：注明载体形态的破损、残缺、变质及字迹退变等情况。

例：??中间缺3页。

示例又见附录AA.7。

9?6?1?2著录项目以外需要注明的事项

a) 被著录文件有不同稿本者应予注明。示例见附录AA.2。?

b) 被著录文件另有其它载体形式者应予注明。示例见附录AA.16、A.17。?

c) 被著录文件的来源为捐赠、购买、交换、复制、寄存等情况时应予注明。示例见附录AA.5。

d) 被著录文件经考证为赝品者应予注明。?

e) 被著录文件关系密切的相关文件应予注明。?

f) 除上述附注内容外，需要注明的其它事项。示例见附录AA.14、A.16、A.18。

9?6?2提要项

提要项是对文件和案卷内容的简介，应反映其主要内容 19.85pt">A?11?

N-31+N-44+N-924  422001?

1-12-46-35  156-72?

加强领导，贯彻执行党的群众路线，为在企业中实现党的第八次全国代表大会的决议而奋斗/中共吉林省委??正本??永久??19561130??8页??正件中共吉林省委《关于当前工业生产中几个问题的指示》已另著条目。

地方国营企业  工业布局  先进生产者?

A?12?

SA2+NT612    443401?

6-3-115-4

长沙茶厂速溶减肥茶车间扩建工程环境影响报告书：

D-0330/彭维宁：刘耀煌??副本??长期??19870800??49页?

本报告书系针对长沙茶厂经外经部批复同意在原厂址上改建扩建速溶减肥茶车间而作。其内容包括工程及环境概况、工程环境现状、监测及评价、工程环境影响评价，工程环保可行性论证意见等。基本结论是：扩建该车间，不仅经济效益和社会效益好，设计所规定的环保措施实施后，环境效益也是好的，该工程是可行的

环境管理  环境监测  工业大气影响  工业废水  工业建筑  制茶?

A?13?NJ4392    432001?

3-4-74-53     34-56?

YJR6油碱比配机：78002/商业部无锡粮食科学研究设计所；赵威琪；汪涛??正本：说明书??公开：永久??19780829??9页：260mm×184mm??时间为通过鉴定时间YJR6是油脂精炼工艺中的新设备，可任意调节流量，达到最佳比配。油流量0～1000L/h，碱流量0～120L/h，最高排出压力不小于10KG/cm?2，柱赛直径：油泵62cm，碱泵22cm，行程长度最大60mm，往返次数102/min。设备结构紧凑，操作稳定可靠，获1987年江苏省科技成果奖。?

油碱比配  油脂精炼   YJR6?

A?14?

TB552〔12〕+SA321〔12〕    412403?

2-4-31-12?

天津市污染气象要素的研究=Research of the Pollution Meteorological Element in Tian jin/孙奕敏(天津市气象科研所副研究员)：王长有，铁学熙(天津市气象科研所助理研究员)〔等〕??正本??永久??19821105-19851031??8卷??责任者还有边海；李檬；

陈英；刘学军??19881011获天津市科技进步二等奖?

通过大气边界层中的湍流与气象特征来研究大气污染物质的输送和扩散稀释规律，为大气污染的预报提供了科学依据。本课题为“六五”期间国家攻关项目《天津市城市生态系统与污染综合防治研究》课题中所属的大气专题项目。?

大气污染  气象要素  天津?

A?15?

GD11336+GA21    437401?

4-12-103?

武松：电视连续剧/王汉年，赵长海(编)；王浚洲，刘柳(导演)；祝延平(主演)；山东电视台(制作)??原版??公开；??永久??1983□□□□??录像磁带：8副：3/4英寸??彩色。?

根据古典文学名著《水浒》改编，突出表现武松嫉恶如仇的品质和见义勇为、为民除害的英雄行为。第一集“景阳岗打虎”；第二集“兄弟话别情”；第三集“斗杀西门庆”；第四集“醉打蒋门神”；第五集“身陷都督府”；第六集“血溅鸳鸯楼”；第七集“二进十字坡”；第八集“二龙山聚义”。?

武松  水浒

A712    411001?

4-1-1994-42?

巨人之声：邓小平原始讲话录音：新出音管字〔1994〕046号；ISRC CN-F27-93-370-00/A?D/中央档案馆(编辑)；深圳市先科娱乐传播有限公司(出品)〔等〕??珍藏版??公开??永久??1994□□□□??录音磁带：6盒：60min?张景堂(总编辑)；沈正乐，叶大鹰(总监制)?

同内容小册子1本，依《邓小平文选》第三卷排印?

播放时间238′32″?

本录音带包括邓小平在国庆35周年庆祝典礼、全国科学大会、中共中央工作会议、中共理论工作务虚会、全国政协五届二次会议、中国文学艺术工作者第四次代表大会、中共十二大、中顾委第三次全体会议、全国科技工作会议、中共全国代表会议上的讲话。

邓小平  讲话  代表会议  科技工作  文艺工作  理论工作?

A?17?

GD113223+GE6.2    411010?

4-7-1993-7?

北京业余外语英语广播讲座教学片：初级班/张冠林，屠蓓，朱欣茂(朗读)；屠蓓，朱欣茂，吴千之，熊德?(演播)；中国唱片社(出版)〔等〕??长期??1977□□□□??塑料薄膜唱片：28张：17.5cm??钱慧娜，施鸿鄂，张正宜(演唱歌曲)??同内容纸质铅印教材2本??播放时间201′40″通过句型练习和对话，进行口语和笔译训练。共42课，是适用于自学英语者的听说材料。

英语  讲座  业余教育  北京?

A?18?

GA41-24    411001?

89-3-10-1-10?

全国档案工作会议/唐珂(摄影)??正本??公开：永久??19910820-19910822??照片；10张；5英寸??彩色??参见文书卷89-1-2430。

1991年8月在北京回龙观宾馆召开全国档案工作会议，会议工作人员唐珂拍摄的大会主席台、国务院秘书长罗干讲话、国家档案局局长冯子直报告及大会会场、分组会会场等10张照片。?

档案工作  会议  安成信  冯子直  北京?

 (行业标准DA/T18-1999代替国家标准GB/T3792.5-85)