| 民营企业档案管理问题及对策 | ||||
| ||||
□ 曹国伟 2011年 6月 30日，国务院正式批复设立浙江舟山群岛新区，随着新区的设立，很多大型企业和私营企业都看好了舟山的发展前景，纷纷落户舟山，民营经济得到迅猛发展，这就给档案工作如何服务新区建设，抓好民营企业档案工作提出了新的挑战和要求。本人结合民营企业的档案管理情况，谈谈自己的认识和看法。 一、民营企业档案管理现状 截至 2011年 12月 20日，全市共有内资非私营企业3587户、私营企业12369户、外资企业244户，其中，年产值在亿元以上的企业达到 130多家。民营企业从业人员 24万多人。涉及船舶制造业、建筑业、批发零售、服务业、交通等。蓬勃发展的民营经济，已经成为全市经济发展的重要力量。与此同时，民营企业档案工作也呈蓬勃发展之势。全市规模以上的民营企业建立了比较规范的档案管理。很多企业建立了信用、知识产权、产品信息、品牌、专利、商标、客户信息、科技创新和企业文化等企业档案，这些档案为企业的生产、经营、企业文化建设，发挥了不可替代的作用。2005年以来，有 6家企业被省档案局评为“省级民营企业规范化档案室”；7家企业被省档案局授予“档案管理示范企业”。普陀区被表彰为 2009年度全省企业档案工作先进县（区）。 近几年来，市档案局领导十分重视，民企档案工作，陆续出台了《关于加强民营企业档案工作发展的意见》等文件，通过不断的检查和指导，全市民营企业档案工作上升到一个新的台阶。但是总体情况来看，民营企业档案管理工作还滞后于经济发展。主要表现在：一是企业缺乏档案意识。由于民营企业发展的不平衡，企业的大小、规模不等，造成了对档案管理认识上的偏差，因而不少民营企业的决策者在档案管理问题上重视不够，档案意识淡薄，有些企业即使建立了档案也仅仅是将部分文件材料初步进行收集保管，或把认为重要的档案进行初步整理保管，如财务档案、人事档案等，但管理分散并未进行集中统一的规范化管理。二是没有档案管理专业人才。不少档案管理员缺乏档案专业知识，未经过系统的专业培训与指导，致使档案人员业务素质及其工作方法、工作成效难以适应档案管理的要求。三是文件材料收集不全，档案流失比较严重。绝大多数民营企业没有相对固定的档案人员，一般都未建立档案管理制度，客观上造成事无人做、责无人担；日常形成的原始材料大多数留存在办事人员手中，未实行集中统一管理，造成了档案材料在收集、整理、保管、利用等环节上的随意性；企业生产、产品、研发、经营、销售等档案得不到有效的管理，增加了流失、泄密的风险性。 二、加强民营企业档案工作的对策 （一）转变方式方法，推进档案工作。 一是发挥“网格”的作用，积极推进民营企业档案工作。注重发挥各网格协作组和联系服务组的整体优势，开展切实有效的网格内协作活动和有针对性的组团式指导服务，及时传达上级要求，反馈基层信息，共同协商解决企业档案工作中遇到的困难和问题。围绕“宣传、引导、服务”的工作主线和全面推进、重点提升的工作目标，积极探索民营企业档案管理新模式。建立与舟山群岛新区建设相适应，具有舟山特色的民营企业档案管理新体系。二是根据民营企业的特点，抓好档案工作。目前全市民营企业数量多、规模大小不一、且分布在全市各个海岛乡镇街道，点多面广，如果对民营企业进行“遍地开花”式的全方位监督指导和服务，显然会心有余而力不足。为卓有成效地开展工作，我们选择规模较大，且有行业代表性的企业进行指导和服务工作。如选择规模最大的，综合性行业的，有子公司的和润集团、扬帆集团等民营企业作为重点。通过以大带小、以点带面，逐步推进的方法，促进全市民营企业档案工作的发展。三是根据民营企业的热点，抓好档案工作。市级以上重点建设项目档案专项验收和交通、港务工程的档案专项验收，是许多从事船舶修造业、化工储运业、旅游业等民营企业档案工作的热点，针对这一热点，市档案局将这一工作列为年度工作的重点，以服务企业、服务基层为契机，并会同市重点办等单位，采取召开全市重点建设项目档案管理工作会议，组织民营企业档案员参加省、市重点建设项目档案业务培训班，现场监督指导等方式方法，提高民营企业对重点建设项目档案工作重要性和必要性的认识，提高他们对重点建设项目档案管理的业务水平。保证档案专项验收与整个重点建设项目工程竣工验收同步进行。四是根据民营企业的难点，抓好档案工作。从我市的民营企业档案工作来看，起步都比较晚，基础薄弱，档案人员调动频繁，增加了档案工作开展的难度。因此，我们采取根据各个企业的实际情况，有的放矢地帮助他们化解难题。如海中洲饭店是一家以宾馆、餐饮为主要的服务型民营企业，特别是“客户档案”的收集管理和开发利用，是企业档案工作中的重要内容。市档案局和普陀区档案局人员与该公司的领导共同研究，互相商讨，并根据企业的实际建立了切实可行的“客户档案”。客户档案的建立和开发利用，使该企业能定期或不定期地对住宿、餐饮客户进行联系、走访，征求意见，使企业与客户建立了良好的业务关系，增加了客户的“回头率”和住宿、餐饮的业务量，取得了较好的经济效益。 （二）加大宣传力度，增强档案意识。 经过调查分析，市档案局发现开展民营企业档案工作的最大阻力是企业对档案工作的意义和作用认识不足，档案意识淡漠。因而，市档案局首先从宣传入手，在四个方面加大宣传力度、提高民营企业档案意识：一是利用新闻媒体，宣传档案工作的意义和作用。二是通过座谈、走访、调研等形式深入民营企业，与厂长经理交谈，了解情况、征求意见、直面宣传；三是与市工商个体劳协、工商联联合在个体工商企业代表会上宣传档案工作的意义，把档案管理与企业发展紧密联系在一起，以唤起企业家们对档案管理的意识；四是以点带面，运用典型加强宣传。5月份组织民营企业档案员赴温州乐清电厂、正泰电器股份公司等档案管理先进单位观摩学习，提高了感性认识。 （三）搞好教育培训，提高业务素质。 民营企业档案人员兼职过多，变动频繁，且缺乏专业知识和管理经验。要想使民营企业的档案工作得到规范管理，加强档案人员的业务培训至关重要。因此，我们从提高专业知识和操作技能入手，通过举办业务讲座、短期培训、以会代训和岗位培训等方式，努力提高民营企业档案工作人员的业务素质。近两年，全市各级档案部门都举办了民营企业档案人员培训班。培训班针对民营企业档案人员业务基础薄弱但急于求成的心理，根据民营企业的特点和需要，把重点放在企业文件材料的收集归档和档案的分类及组卷等基础知识的学习上，着力提高他们的业务技能。市档案局在集中办班的同时，还深入到乡镇举办业务讲座，对乡镇企业、村办企业的档案人员进行知识传授和技术辅导。两年来，市档案局为民营企业档案人员举办了岗位知识培训班 4期，培训人员达 400多人次。 企业是市场经济的主体，抓好企业档案工作是直接服务于舟山群岛新区建设的重要方面。今后我们将继续贯彻落实《关于促进民营企业档案工作发展的意见》精神，按照“全面推进、重点提升”的目标，继续大力加强推进新区民营企业档案工作，全力助推民营经济在“十二五”期间大发展大提升。 （作者单位：舟山市档案局） | ||||
| 打印本页关闭窗口 |